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Cómo prepararse para ferias, misiones y rondas comerciales afuera del país
Enviado el Miércoles, 1 de Octubre de 2003 por ExportaPymes
El antes, durante y después de una excursión en busca de clientes.
Pasada la "fiebre" de intención exportadora, aquietado el valor del dólar cerca de los tres pesos, y aclaradas gran parte de las reglas de juego en cuanto a liquidación de divisas y formas de pago en comercio exterior, la masa crítica de exportadores argentinos se mantiene firme en su objetivo de comercialización externa.
Y al salir a mostrar sus productos, las ferias internacionales, las misiones comerciales y las rondas de negocios son las opciones más elegidas por las Pyme, principalmente. No obstante, existen muchos aspectos importantes al organizarlas, que no son conocidos o tenidos en cuenta.
El primero por considerar es qué producto vamos a vender y en qué mercado. De haberlo hecho ya, pasamos a otro estadio; de lo contrario, es importante hacer un trabajo de inteligencia de mercado, es decir, analizar aspectos como importaciones y exportaciones del rubro, exportaciones de la Argentina al mundo y a ese mercado, aranceles de ingreso, cuotas, aspectos sanitarios, competencia, costos de fletes, seguros e impuestos internos, normas de calidad, usos y costumbres e imagen sobre el país y productos de la Argentina.
Dicho análisis nos brindará información importante respecto de nuestro potencial exportador.
Dónde estar
Una vez elegido el mercado, debemos identificar en qué encuentros podemos participar: como parte de una estrategia de marketing integral, o como una acción de venta puntual.
Si se trata de una misión comercial, por lo general las empresas se suman a los organizados por instituciones nacionales (Fundación ExportAr, Subsecretaría Pyme, Secretaría de Agricultura, Consejo Federal de Inversiones y Cancillería, entre otros), provinciales o municipales.
En algunos casos son las cámaras o consultoras especializadas las que convocan, pero en todos los casos se ofrecen, con mayor o menor grado de profesionalidad, agendas de negocios en el mercado elegido, eventos de promoción de productos y degustaciones.
En general, el grado de colaboración de nuestras embajadas en el exterior es muy importante porque brindan conformidad, compromiso y respaldo institucional a la organización del evento; no obstante, es importante aclarar que nadie nos podrá garantizar la efectivización de una operación.
Una vez realizada la inscripción en la misión o la ronda de negocios, e identificadas las empresas que han demostrado interés en conocernos, es importante remitir a nuestra contraparte información detallada de nuestra empresa y nuestros productos.
En la era digital, el envío de nuestra página web reemplaza y nos ahorra el viejo envío de catálogos y folletos por correo o por courier. Además, es un elemento bien visto por las empresas extranjeras, porque remite a cierto grado de confiabilidad y actualidad.
La importancia de este paso -es decir, presentar previamente nuestra empresa- radica en darnos a conocer de antemano, de tal forma que nuestro interlocutor ya conozca algunos de nuestros aspectos relevantes a la hora de los encuentros personales, ahorrando tiempo y posibles malentendidos.
Esto se aplica también para las ferias, con la salvedad de que, a fin de contactar a nuestros posibles clientes en esos eventos, deberemos analizar el catálogo de inscriptos que la propia feria elabora para la ocasión, además de aquellos viejos, actuales o potenciales clientes que tenemos interés que nos visiten en nuestro stand.
Es fundamental proveerse adecuadamente de folletería, tarjetas personales, muestras comerciales y todo aquel material de promoción de nuestra empresa o productos que sea de utilidad en varios idiomas, o como mínimo en inglés.
En la reunión, "minuto cero del partido", hay que considerar varios aspectos. Si el viaje ha sido largo o cansador, tener en cuenta que hay que estar en las mejores condiciones físicas y anímicas, y por ello es aconsejable no participar inmediatamente después de arribados al destino.
Segundo, cuidar detalles relativos a vestimenta, prolijidad, presentación y gestualidad. No hay que olvidar que tenemos una sola oportunidad para causar una primera impresión. También hay que considerar previamente los tiempos de traslado y el transporte más adecuado si es que nos vamos a desplazar de una reunión a otra en la misma jornada.
Finalmente, el trabajo posterior a la reunión. Luego de las ferias, rondas de negocios o misiones comerciales, es muy importante llevar nota o registro de las reuniones mantenidas (como dejar constancia de los datos personales de los contactos realizados, guardar tarjetas, folletos, etcétera). Si nos han solicitado cambios en los precios o productos ofrecidos, dejarlo por sentado.
Debemos tener en cuenta que podemos llegar a reunirnos con más de 50 personas, y es prácticamente imposible conservar en la memoria todos los detalles. Hay que tratar de responder a los requerimientos de nuestros futuros compradores y mantener, habiendo cerrado negocios o no, las relaciones iniciadas. Nunca se sabe cuál de todos los contactos en un futuro se puede plasmar en una buena venta.
Por Christian Martínez
Fuente Diario La Nación
El autor es gerente de Exportación de Alimentos de la Fundación ExportAr.
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